Datenschutzerklärung für das MHLnet

Datenschutzerklärung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

MHLnet – Das Intranet der MHL
Mit dieser Datenschutzerklärung unterrichtet die Musikhochschule Lübeck (MHL) ihre Nutzerinnen und Nutzer über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten im hochschulinternen Intranet (intranet.mh-luebeck.de). Die MHL ist eine Hochschule des Landes Schleswig-Holstein, eine Körperschaft Öffentlichen Rechts und eine staatliche Einrichtung. Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist die MHL, gesetzlich vertreten durch ihre*n Präsidentin*en.

Name und Erreichbarkeit des gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzbeauftragten der verantwortlichen Stelle:

Alban Gauhl
Ratzeburger Allee 160 – 23562 Lübeck
T: 0451-3101-1090
alban.gauhl@mh-luebeck.de

Das Intranet soll allen MHL-Angehörigen Zugriff auf eine gemeinsame Plattform ermöglichen. Informationen, die hier abgelegt und abgerufen werden, sollen die Arbeitsorganisation erleichtern und die Transparenz der Arbeitsprozesse der MHL fördern.

Umgang mit personenbezogenen Daten
„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann (DSGVO, Art. 4). Dazu gehören unter anderem Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Benutzername, IP-Adresse. Aber auch Daten über Mitgliedschaften oder Informationen darüber, welche Webseiten von Personen angesehen wurden, zählen zu personenbezogenen Daten. Soweit in unserem Intranet personenbezogene Daten verwendet werden, erfolgt dies im betrieblichen Interesse und, wann immer möglich, auf Basis ihrer Zustimmung. Wo Dienste und Funktionen ohne Wahlmöglichkeit eine Erhebung personenbezogener oder -beziehbarer Daten (wie etwa IP-Adressen) voraussetzen, erklären Sie vor der ersten Nutzung des Intranets Ihre Einwilligung hierzu.

Jegliche Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur zu den in dieser Erklärung genannten Zwecken und in dem zur Erreichung dieser Zwecke erforderlichen Umfang. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften (Landesdatenschutzgesetz Schleswig-Holstein; DSGVO) sowie auf Grundlage dieser Datenschutzerklärung. Zudem ergreifen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer uns anvertrauten personenbezogenen Daten. Ihre Daten werden

Ihre Betroffenenrechte
Folgende Rechte haben Sie als Nutzer unserer Dienste:

Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung,
Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten,
Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten,
Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen,
Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns und Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben.

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung vor der ersten Nutzung des Intranets erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes, Ihrer Arbeit oder der mutmaßlichen Verletzung. Eine Liste der Aufsichtsbehörden mit Anschrift finden Sie unter: www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Zwecke der Datenverarbeitung durch die verantwortliche Stelle und Dritte
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
die Verarbeitung zur Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist,
die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist,
die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.

Löschung bzw. Sperrung der Daten
Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten daher nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen vorsehen. Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unseres Intranets/Datenverarbeitung
Die MHL Lübeck erhebt und speichert automatisch auf ihren Servern Log Files Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt. Dies sind:

Browsertyp/ -version
verwendetes Betriebssystem
Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
Hostname des zugreifenden Rechners / IP Adresse
Uhrzeit und Datum der Serveranfrage.

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zugeordnet, sondern in Verbindung mit Ihrer ID gespeichert, so dass ein Rückschluss auf Ihre Identität nur in gesetzlich erforderlichen Ausnahmefällen und dann ausschließlich im rechtlichen Rahmen geschehen kann. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Schützen Sie deshalb Ihren Computer vor missbräuchlichem Zugriff Dritter.

Diese Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website,
Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website,
Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf unserem berechtigten Interesse aus den vorgenannten Zwecken zur Datenerhebung. Die MHL verwendet Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Empfänger der Daten sind ausschließlich nur die verantwortliche Stelle und ggf. Auftragsverarbeiter. Anonyme Informationen dieser Art werden von uns ggf. statistisch ausgewertet, um unser Intranet und die dahinterstehende Technik zu optimieren.

Cookies
Das Intranet der MHL verwendet sogenannte „Cookies“. Cookies sind kleine Textdateien, die von einem Webserver auf Ihre Festplatte übertragen werden. Hierdurch erhalten wir automatisch bestimmte Daten wie z.B. IP-Adresse, verwendeter Browser oder Betriebssystem. Cookies können nicht verwendet werden, um Programme zu starten oder Viren auf einen Computer zu übertragen. Anhand der in Cookies enthaltenen Informationen können wir die korrekte Anzeige unserer Webseiten ermöglichen. Internet-Browser sind regelmäßig so eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Im Allgemeinen können Sie die Verwendung von Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren. Bitte verwenden Sie dazu die Hilfefunktionen Ihres Internetbrowsers und beachten Sie, dass einzelne Funktionen unseres Intranets dann nicht mehr funktionieren können.

Folgende Cookies werden für die Session angelegt und gespeichert:
wordpress_[hash]
Beim Anmelden verwendet WordPress dieses Cookie, um Ihre Authentifizierungsdaten zu speichern. Die Verwendung ist auf den Bereich Administrationsbildschirm beschränkt, /wp-admin/

wordpress_logged_in_[hash]
Nach der Anmeldung setzt WordPress das WordPress_logged_in_[hash]-Cookie, das angibt, dass der Nutzer angemeldet ist — und wer der Nutzer ist. Letztere Information ist für einige Schnittstellenanwendungen von Relevanz.

wordpress_test_cookie
Dieses Cookie wird gesetzt, wenn man zur Login-Seite navigiert. Dadurch kann überprüft werden, ob der Browser so eingestellt ist, dass er Cookies erlaubt.

Folgende Cookies werden mit einer Speicherdauer von maximal einem Jahr verwendet:
wp-settings-[UID] & wp-settings-{time}-[UID]
WordPress setzt zudem mehrere wp-settings-{time}-[UID] Cookies. Die Nummer am Ende ist die individuelle Benutzerkennung aus der Datenbanktabelle „users“. Dies wird verwendet, um Ihre Ansicht der Admin-Oberfläche und möglicherweise auch die Hauptseitenoberfläche anzupassen.

Formulare
Im Zusammenhang mit der Erstellung und Nutzung von Formularen können im Hintergrund folgende Daten gespeichert werden:

Ihre IP Adresse,
Ihre Nutzer ID,
Ihre E-Mail-Adresse,
Datum, Uhrzeit,
Titel und Beschreibung Ihres Eintrags.

Angaben, die Sie in Formulare eingeben, werden per E-Mail übertragen und/oder auf unseren Servern gespeichert und verarbeitet. Dritte haben keinen Zugriff auf diese Daten. Ihre Kontaktdaten werden auch nicht zu Marketingzwecken eingesetzt oder weitergegeben.

Kontaktaufnahme
Wir bieten Ihnen im Intranet die Möglichkeit, mit Mitgliedern bzw. Einrichtungen der MHL per E-Mail und/oder über ein Kontaktformular in Verbindung zu treten. Dadurch erteilen Sie uns zum Zwecke der Kontaktaufnahme Ihre freiwillige Einwilligung. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung. Die von Ihnen gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Die Informationen aus Formularen werden teilweise in anderen Datenbanken weiterverarbeitet. Diese enthalten auch weitere Informationen zu Personen oder Studienverläufen. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung über das Internet (z.B. bei der Kommunikation per Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Einen lückenlosen Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte können wir daher nicht gewährleisten.

Suche
Über unsere Suchfunktion bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Inhalte des Intranets zu durchsuchen. Die Website legt dafür einen eigenen Suchindex an. Die Suchanfragen werden weder gespeichert noch ausgewertet.

SSL-Verschlüsselung
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (SSL über HTTPS).

Hinweise zu Social Media Kanälen der MHL
Die MHL selbst erhebt keine Daten in ihren Social Media Auftritten und nutzt die Auftritte ausschließlich im Rahmen ihrer Öffentlichkeitsarbeit. Für Anfragen nutzen Sie deshalb bitte direkte Kommunikationswege per E-Mail oder Telefon. Die Social Media Kanäle der MHL und die Seiten einzelner Einrichtungen sind auch ohne Anmeldung für jeden sichtbar, für Interaktionen ist jedoch immer ein eigenes Profil erforderlich. Bitte entnehmen Sie die Informationen zum Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten sowie Ihre diesbezüglichen Rechte den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Social Media Anbieter.

Eingebettete YouTube-Videos
Auf einigen unserer Webseiten betten wir Youtube-Videos ein. Betreiber der entsprechenden Plugins ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. Wenn Sie eine Seite mit einem eingebetteten YouTube-Video besuchen, wird eine Verbindung zu Servern von Youtube hergestellt. Dabei wird Youtube mitgeteilt, welche Seiten Sie besuchen. Wenn Sie in Ihrem Youtube-Account eingeloggt sind, kann Youtube Ihr Surfverhalten Ihnen persönlich zuordnen. Dies verhindern Sie, indem Sie sich vorher aus Ihrem Youtube-Account ausloggen. Wird ein Youtube-Video gestartet, setzt der Anbieter Cookies ein, die Hinweise über das Nutzungsverhalten sammeln. Wer das Speichern von Cookies für das Google-Ad-Programm deaktiviert hat, wird auch beim Anschauen von Youtube-Videos mit keinen solchen Cookies rechnen müssen. Youtube legt aber auch in anderen Cookies nicht-personenbezogene Nutzungsinformationen ab. Möchten Sie dies verhindern, so müssen Sie das Speichern von Cookies im Browser blockieren. Weitere Informationen zum Datenschutz bei „Youtube“ finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters.

Bildnutzung

Veröffentlichen Sie nur Bilder, die Sie selber aufgenommen haben oder zu deren Nutzung die Fotografin/der Fotograf ihre/seine Zustimmung gegeben hat. Ein Bild darf nur veröffentlicht werden, wenn die abgebildeten Personen ihre Zustimmung erklärt haben oder wenn die Abbildung im Einklang mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen steht.

Öffentlichkeit der Daten
Grundsätzlich gilt: Nur MHL-Mitglieder und Alumni (für drei Monate nach Exmatrikulation) haben Zugriff auf das Intranet. Alle Veröffentlichungen im Intranet sind durch die Firewall der MHL geschützt und bleiben auf dem hochschulinternen Server. Schützen Sie Ihr Passwort und verwenden Sie es ausschließlich selbst, um Missbrauch durch Dritte auszuschließen.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen an den Datenschutzbeauftragten
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte direkt an den Datenschutzbeauftragten der verantwortlichen Stelle (Kontaktdaten s. o.).

Disclaimer/Haftung für LInks
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Stand 31.3.2021